A bérszámfejtés fortélyai – Hogyan tehetjük egyszerűbbé?
Minden vállalkozás szíve az alkalmazottak, és ezeknek az alkalmazottaknak rendszeresen ki kell fizetni a bérüket. Akár havi, kétheti vagy heti bérezési ütemezéssel, a bérszámfejtés jellemzően bérszámfejtő rendszeren keresztül történik. Azonban gyakran előfordul, hogy ez végül egy olyan folyamattá válik, ami túl sok időt és erőforrást vesz igénybe. Ha a cégünknél jelenleg így működik a bérszámfejtés, miért ne lehetne 2022 az az év, amikor változtatunk ezen?
Mi az a bérszámfejtés?
A bérszámfejtés az alkalmazottaknak a szerződésüknek és a jelenlétüknek megfelelően nyújtott szolgáltatásaikért járó kompenzáció folyamata. Jellemzően magában foglalja a bérek, levonások és a nettó bér kiszámítását.
A bérszámfejtés magában foglalja a bérek időben történő kifizetését, valamint a vonatkozó adók és munkavállalói juttatások bejelentését is. A hatékony bérszámfejtés biztosítja a jogszabályoknak való megfelelést, és elősegíti a munkáltató és a munkavállaló közötti pozitív munkakapcsolat kialakulását.
A bérszámfejtés eléggé komplex a sokféle tényező, például a bértáblák, a munkavállalói besorolások, az előléptetések és a felmondások miatt. Mindenképpen szükséges ellenőrzési pontokat kialakítani, hogy a lehető legnagyobb mértékben megelőzzük a hibákat.
A a Sage megbízásából a Marlin PR által végzett kutatás szerint a brit munkavállalók 35%-a keresne másik állást, ha a munkáltatója akár csak egyszer is helytelenül fizetne neki.
A bérszámfejtés gyakorlatai, amelyek hasznosak lehetnek
A bérszámfejtés kezelésének módja a szervezeten belül hihetetlenül fontos döntés, amelyet alaposan meg kell fontolni. Kiválasztottuk néhány bérszámfejtési eljárást, hogy a bérszámfejtés idén és azon túl is úgy működjön, mint egy jól megolajozott gépezet. Nézzük is mik ezek…
- Hozzunk létre egy bérszámfejtési rendszer szabályzatot és folyamat útmutatót
Az ésszerűsített és hatékony bérszámfejtés első lépése egy olyan kézikönyv vagy segédlet kidolgozása, amely a bérszámfejtési folyamat minden elemét meghatározza. Ez azért fontos, mert ha a bérszámfejtési folyamat mechanikája nincs dokumentálva, akkor az csak az emberek fejében tárolódik. Ez problémákat okozhat, ha a bérszámfejtők elhagyják a szervezetet. A jól dokumentált bérszámfejtési folyamat azt is segíti, hogy a bérszámfejtési részleghez csatlakozó új alkalmazottak gyorsan beilleszkedjenek.
- Kezdjük pontos adatokkal
A munkába állás során történő olyan gyakori hibák, mint a munkavállalók téves besorolása, hatással van az alkalmazottak egészségbiztosítási és nyugdíjbiztosítási juttatásaira, valamint az adólevonásokra. Itt határozzunk meg egy checkpointot, hogy megerősítsük a munkavállaló helyes besorolását, és hogy a munkavállaló az első bérszámfejtés előtt ellenőrizze személyes adatainak és adószámának helyességét.
- Automatizáljuk a bérszámfejtést
A bérszámfejtő szoftverek automatizálhatják a bérszámfejtéssel járó erőfeszítések nagy részét. Csökkenthetik a manuális adatbevitelt számos tevékenység során, beleértve a bérszámfejtési adatok futtatását, nyomon követését és frissítését, a munkavállalók munkaidejének és túlóráinak nyomon követését, a visszatartott adók kiszámítását, az adóbevallást és a jelentések készítését. Ezáltal a bérszámfejtők időt és energiát takaríthatnak meg, amelyet más, üzletileg kritikus feladatokra fordíthatnak.
- Állítsunk be emlékeztetőket és értesítéseket
Mint korábban említettük, fontos, hogy nyomon kövessük az összes fontos bérszámfejtési dátumot és határidőt, de ezt egy lépéssel tovább is vihetjük, ha automatikus emlékeztetőket és értesítéseket állítunk be a bérszámfejtési rendszerünkben, ahelyett, hogy a személyes naptárunkra hagyatkozunk. A legjobb bérszámfejtő rendszerek automatikusan figyelmeztetnek a legfontosabb kormányzati benyújtási dátumokról, és jóval korábban automatikus emlékeztetőket küldenek.
- Legyünk tisztában a bérszámfejtés költségeivel
Tudnunk kell, hogy az egyes alkalmazottak a bérükön túl mennyibe kerülnek a vállalkozásnak, hogy az egyes bérfizetési időszakok során felismerjük az eltéréseket. Mindig vegyük figyelembe a bruttó béreket, a juttatásokat, az adókat és a nemzeti biztosítási járulékokat minden egyes alkalmazott esetében.
- Gyűjtsünk valós idejű jelenléti adatokat
A legtöbb szervezetnél gyakori, hogy a munkavállalók a hónap vége felé nyújtják be a költségtérítési és túlóraigényléseiket. Így a bérszámfejtő csapatának nehézséget okozhat, hogy az összes beérkező dokumentációt feldolgozza a hónap vége előtt. Egy jó bérszámfejtési rendszer segíthet elkerülni ezt a forgatókönyvet, mivel automatikusan, valós időben gyűjti és dolgozza fel ezeket az információkat.
- Soroljuk be helyesen a munkavállalókat
Az alkalmazottak helytelen besorolása gyakrabban fordul elő, mint gondolnánk, és ez problémákat okozhat az adóhatósággal szemben. Fontos, hogy megértsük a különbségeket a teljes- és részmunkaidős alkalmazottak és a független vállalkozók között. Ügyeljünk arra, hogy külön-külön vigyük be az adataikat, és értsük meg a különböző bérszámfejtési adókat, amelyeket fizetnünk kell.
- Ne hagyjuk figyelmen kívül az adatbiztonságot
Mint minden olyan vállalati rendszer, amely bizalmas és személyazonosításra alkalmas információkat tartalmaz, a bérszámfejtési platformok is további biztonsági réteget igényelnek annak biztosítása érdekében, hogy csak az arra jogosultak férjenek hozzá. Az adatvesztés megelőzése szintén prioritást kell, hogy élvezzen. A rendszerhibák és az adatvesztés előre nem látható események, például természeti katasztrófák, berendezések meghibásodása vagy akár emberi mulasztás miatt is bekövetkezhet.
Mi segíthet még?
- EWA (Earned Wage Access) - a rugalmas bérhozzáférés
A munkáltatók kezdik felismerni, hogy milyen értéket képvisel, ha az emberek nagyobb választási lehetőséget kapnak a fizetésük időpontját és módját illetően. Ha az alkalmazottak a havi közvetlen befizetéseket részesítik előnyben, továbbra is meg kell kapniuk azokat. Ugyanakkor a munkaerő egyre növekvő részét, akik az igény szerinti fizetést preferálják, szintén támogatni kell.
Ezért az Earned Wage Access (EWA) egy olyan lehetőség, amelyet érdemes megfontolni, ha optimalizálni szeretnénk vállalkozásunk bérszámfejtési folyamatait. Az EWA lényegében lehetővé teszi az munkavállalók számára, hogy hozzáférjenek a már megkeresett, de még ki nem fizetett bérükhöz. Ez egy nagyszerű módja annak, hogy a vészhelyzetben lévő vagy pénzhiányban szenvedő emberek gyorsan hozzáférjenek a fizetésükhöz. Emellett még segíthet azoknak a dolgozóknak is, akik tudatosan szeretnék kezelni pénzügyeiket, fiatal pályakezdőknek pedig a pénzügyi szabadság elérésében nyújthat hatalmas segítséget.
Az EWA nem személyi kölcsön, és a szolgáltatás nem befolyásolja az emberek hitelminősítését, és nem vezet rossz adóssághoz, ahogyan az gyakran előfordul, amikor az emberek magas költségű hitelezőkhöz fordulnak, amikor pénzügyi nehézségekkel küzdenek. Egyes fizetésnapos hitelezők levonják a tartozás összegét a munkavállalók bankszámlájáról, ami miatt a munkavállalók nem tudják kifizetni az olyan szükséges dolgokat, mint az élelmiszer, a közlekedés és a gyermekgondozás. Az EWA a munkavállalóknak a hitelekkel járó stressz nélkül biztosítja a szükséges rugalmasságot, mivel ez a pénz már megkeresett pénz.
Nálatok mennyire vesz el sok időt a bérszámfejtés?
A cikkben felhasznált források:
.jpg)
.jpg)
.jpg)
